Maklumat Bahagian

2. Cawangan Pengurusan Kewangan dan Pembangunan
    
   1. Unit Kewangan
      • Menyediakan/ mengeluarkan waran peruntukan kecil kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTJ).
      • Menguruskan pindah peruntukan.
      • Menguruskan semua jenis pembayaran seperti bil/invois, tuntutan/pendahuluan diri/pelbagai, bayaran pukal dan lain-lain.
      • Menguruskan kutipan hasil/bayaran balik.
      • Penyediaan dan pembayaran gaji.
      • Memantau pematuhan pengurusan kewangan Jabatan dan Negeri, urusan audit dan naziran.
      • Menyediakan penyata penyesuaian akaun vot, amanah dan hasil serta lain-lain laporan perakaunan.
      • Menyediakan laporan perbelanjaan dan Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Suku Tahunan.
      • Memproses dan mengurus pendahuluan diri dan pelbagai.
      • Memproses permohonan pinjaman kenderaan dan komputer untuk kelulusan Bahagian Akaun, Kementerian Perpaduan Negara / Perbendaharaan.
      • Memproses dan mengangkat permohonan bertugas rasmi ke luar negara kepada Bahagian Akaun, Kementerian Perpaduan Negara / Perbendaharaan.
      • Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus dan menyelaras Mesyuarat Pemeriksaan Bajet.
      • Memantau prestasi perbelanjaan Mengurus dan Pembangunan Jabatan.
      • Memantau, menyelaras prestasi kerangka keberhasilan Jabatan dan melaporkan kepada Pegawai Pengawal.
   2. Unit Perolehan
      • Menerima, menyemak dan memproses permohonan pesanan tempatan (LO) yang diterima dari bahagian/unit.
      • Menguruskan perolehan Jabatan secara pembelian terus, sebut harga, tender dan rundingan terus.
      • Menguruskan Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) Jabatan.
      • Menyemak dan memproses permohonan kelulusan berbelanja program/kursus/ latihan/bengkel Jabatan peringkat Ibu Pejabat dan juga negeri-negeri.
      • Menguruskan permohonan kelulusan kadar daripada Kementerian Kewangan bagi perolehan-perolehan yang melibatkan kelulusan kadar.
      • Memantau Laporan Tanggungan Belum Selesai (TBS) Ibu Pejabat dan semua PTJ.
      • Memantau laporan 75% penggunaan sistem ePerolehan Jabatan.
      • Memantau laporan prestasi pelaksanaan eBidding Ibu Pejabat dan semua PTJ.
      • Memantau laporan Government Procurement Information System (GPIS) Ibu Pejabat dan semua PTJ.
      • Mengurus dan mentadbir kontrak bagi perkhidmatan atau perolehan yang bermasa.
   3. Unit Pembangunan
      • Menyediakan anggaran Belanjawan Pembangunan projek Jabatan untuk Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) dan Kajian Separuh Penggal.
      • Memastikan peruntukan tahunan projek pembangunan Jabatan dibelanjakan dengan baik dan mengikut unjuran yang telah ditetapkan.
      • Memastikan perancangan projek–projek pembangunan Jabatan dilaksanakan mengikut dasar ditetapkan, dilaksanakan tidak melebihi siling, mengenal pasti masalah–masalah projek serta mengenal pasti isu–isu yang perlu diselesaikan berkaitan projek.
      • Menyelaras urusan perlantikan juruperunding iaitu Jabatan Kerja Raya (JKR) untuk projek pembangunan di peringkat Jabatan bagi kajian pelan induk, reka bentuk awal dan akhir, serta penyediaan terms of reference dan statement of needs.
      • Menilai cadangan JKR serta mengadakan rundingan kewangan dengan JKR dan menyelaras perjanjian untuk ditandatangani bagi projek pembangunan Jabatan sekiranya perlu.
      • Melaksana dan menyelaras semua projek pembangunan Jabatan termasuk projek yang dilaksanakan oleh agensi pelaksana.
      • Menyelaras isu-isu berbangkit berhubung pelaksanaan projek pembangunan Jabatan yang melibatkan koordinasi dengan negeri, agensi teknikal dan syarikat terlibat;
      • Menyelaras dan menyemak permohonan pembaikan daripada negeri-negeri bagi kerja-kerja pembaikan/penyelenggaraan TP/PRT/PAP untuk agihan peruntukan.
      • Menjalankan verifikasi teknikal bagi permohonan pembaikan/penyelenggaraan TP/PRT/PAP.
      • Bertanggungjawab terhadap penyediaan kertas jawapan Parlimen dan Kabinet berkaitan dengan projek pembangunan Jabatan.

3. Cawangan Pentadbiran dan Aset
    
   1. Unit Pentadbiran
      • Memproses permohonan baru, berpindah dan pelanjutan ruang pejabat dan tabika perpaduan bagi semua negeri dan Wilayah Persekutuan mengikut pecahan zon.
      • Menguruskan semua permohonan lawatan ke luar negara secara persendirian termasuk insurans dan bil insurans.
      • Menguruskan permohonan tuntutan kemudahan telefon bimbit dan penggunaan talian rasmi berdasarkan kelayakan.
      • Menguruskan permohonan kad kenal diri Jabatan dan pas keselamatan.
      • Menguruskan surat menyurat termasuk daftar surat masuk, penyelenggaraan mesin franking, tambah nilai mesin franking, doket pengeposan mail, pemeriksaan mengejut mesin franking dan bil pos laju.
      • Menguruskan rekod termasuk pelupusan fail dan rekod dan pengekodan fail.
      • Menguruskan tempat letak kereta di basement, pas tempat letak kereta bulanan dan bil bayaran.
      • Menguruskan semua hal ehwal berkaitan pengurusan keselamatan termasuk kawalan bangunan, pengeluaran arahan keselamatan, keselamatan dokumen dan kawalan penempatan dan penggunaan aset alih.
      • Menguruskan perihal kebersihan pejabat, aduan kerosakan dan pembaikan alatan pejabat, termasuk pengurusan dan penyelenggaraan mesin penyalin.
      • Menguruskan tempahan bilik mesyuarat dan kenderaan melalui sistem myBooking PERPADUAN.
      • Menguruskan Perpustakaan PERPADUAN, pembelian majalah dan surat khabar, dan pinjaman buku dari Perpustakaan Negara.
      • Menghantar Laporan Bulanan Utiliti ke JPM dan menyediakan Laporan Utiliti untuk JPKA.
      • Mengurus setia Perhimpunan Bulanan JPM, Mesyuarat Cawangan, Bahagian dan Mesyuarat Keselamatan Jabatan mengikut keperluan.
      • Menjadi urusetia Mesyuarat Pengarah - Pengarah Bahagian.
   2. Unit Pengurusan Aset
      • Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa Pelupusan dan Jawatankuasa Penyiasat dan lain-lain yang berkaitan dengan aset dan stor.
      • Mengurus Aset Alih Kerajaan dan Stor Jabatan.
      • Menguruskan permohonan berkenaan pembelian aset, penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira.
      • Menguruskan permohonan berkenaan dengan pembelian peralatan pejabat, penerimaan, pendaftaran, penyimpanan, pengeluaran, pemeriksaan, keselamatan, kebersihan, pelupusan dan kehilangan dan hapuskira.
      • Menguruskan penerimaan dan pendaftaran aset hadiah.
      • Mengemaskini kod aset, stok, senarai pengguna anggota PERPADUAN dan Capaian Pegawai dalam Sistem.
      • Melaksanakan pemeriksaan mengejut Terminal Touch ‘n Go, tambah nilai terminal dan tambah nilai kad.
      • Mengurus dan memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan dan kualiti stok sentiasa terjamin.
      • Mengurus setia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK).

4. Cawangan Teknologi Maklumat (CTM)
   • Bertanggungjawab menguruskan, mengemaskini,menyelaras laman web dan memastikan laman web berfungsi sepenuhnya.
   • Bertanggungjawab merancang, membangun dan mengurus sistem aplikasi baru dan menyelenggara sistem aplikasi PERPADUAN sedia ada bagi memenuhi keperluan semasa.
   • Bertanggungjawab merancang dan meningkatkan keperluan infrastruktur ICT PERPADUAN.
   • Bertanggungjawab memberi bantuan teknikal, khidmat nasihat, keselamatan ICT serta latihan berkaitan IT kepada pengguna di PERPADUAN.
   • Bertanggungjawab membaikpulih perkakasan dan peralatan ICT/rangkaian Jabatan.

5. Unit Inovasi dan Kualiti (UNIQ)
   • Melaksanakan penilaian dan pemurnian projek Inovasi dan Kumpulan Kreatif dan Inovatif (KIK) untuk pencalonan ke Pertandingan Peringkat JPM.
   • Melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
   • Menyelaras Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Jabatan seperti:
     • Melaksanakan Bengkel Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2008.
     • Menyelaras Perlaksanaan Audit Kualiti Dalaman (AKD) dan Audit Susulan AKD.
     • Menyelaras Perlaksanaan  Task Force AKD bagi persediaan audit.
     • Menyediakan jadual untuk Audit Kualiti Dalaman MS ISO dan Audit Task Force.
     • Menyelaras audit pensijilan MS ISO 9001:2008 oleh audit luaran.
     • Meneliti laporan penemuan dan tindakan NCR Audit.
     • Melaksanakan Bengkel Pemurnian MS ISO 9001:2008 PERPADUAN.
     • Melaksanakan Mesyuarat dan Laporan JITU.
     • Urus setia untuk Jawatankuasa Kecil Hari Inovasi peringkat JPM.
     • Menyelaras penyediaan Mutiara Kata dan nilai-nilai murni melalui emel kepada semua warga PERPADUAN.
     • Menyelaras pelaksanaan program EKSA di Jabatan Perpaduan.

 (II) Sekretariat Majlis Perundingan Keharmonian Rakyat (MPKR)

• Mengurus hal ehwal berkaitan dengan pentadbiran Majlis Perundingan Keharmonian Rakyat (MPKR): a) Menguruskan pelantikan ahli Majlis Perundingan Keharmonian Rakyat (MPKR).
  b) Merancang jadual mesyuarat dan aktiviti Majlis selaras dengan terma rujukan (TOR) yang ditetapkan.
  c) Menguruskan Mesyuarat Majlis, Jawatankuasa Kerja dan Task Force.
• Merangka tindakan susulan terhadap semua keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri yang berkaitan dengan Majlis.
• Menyelaras pelaksanaan sebarang bidang kajian yang disyorkan oleh Majlis.
• Menyelaras penyediaan dokumen mesyuarat Majlis, Jawatankuasa Kerja dan Task Force.
• Menyelia dan memantau pelaksanaan program, aktiviti dan projek yang dipersetujui oleh Majlis.
• Merancang tindakan berkaitan dengan pelaksanaan keputusan-keputusan Majlis dan menyelaras penyediaan laporan mengenainya.
• Merancang, menyediandan memperakukan perancangan kewangan tahunan Sekretariat bagi pengurusan dan perjalanan Majlis.

(III) Institut Kajian dan Latihan Integrasi Nasional (IKLIN)

1. Pengurusan dan Khidmat Sokongan

• Menguruskan hal ehwal pentadbiran pejabat termasuk perolehan bekalan perkhidmatan dan kerja.
• Menguruskan hal ehwal sumber manusia.
• Menguruskan hal ehwal kewangan dan akaun termasuk perolehan bekalan perkhidmatan dan kerja.
• Mengurus, menyelenggara dan memantau peralatan dan keselamatan ICT termasuk menyelenggara laman web dan rangkaian.
• Menguruskan aset alih dan stor jabatan.

2. Pembangunan Latihan

• Merancang, menyelaras, melaksana dan memantau pengurusan pembangunan latihan IKLIN untuk pegawai dan kakitangan PERPADUAN serta Guru dan Penolong Guru, Jawatankuasa Rukun Tetangga dan cawangannya serta Badan Bukan Kerajaan.
•  Memastikan pengurusan latihan/kursus dilaksanakan dengan mematuhi prosedur kualiti MS ISO 9001:2008 bermula daripada perancangan latihan, pelaksanaan latihan dan pemantauan latihan.
•  Menyelaras dan memastikan perancangan latihan merangkumi:
  • Penyediaan Pelan Operasi Latihan (POL) dan perancangan latihan tahunan
  • Penyediaan Pakej Latihan
  • Penyediaan anggaran perbelanjaan tahunan
  • Membentangkan Cadangan Kalendar Tahunan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kajian dan Latihan untuk kelulusan.
• Membuat kajian semula Kalendar Latihan dan membentangkan cadangan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kajian dan Latihan bermula suku tahun ketiga tahun semasa.
• Memastikan pelaksanaan latihan merangkumi perkara berikut :
  • Sebelum Latihan - menyediakan Kertas Pertimbangan untuk kelulusan dan urusan jemputan kakitangan Jabatan, Ahli Rukun Tetangga/NGO dan penceramah/fasilitator dan urusan prosedur kewangan dan keperluan logistik berkaitan.
  • Semasa Latihan - mengurus latihan dan menyelaras latihan dan memastikan borang-borang diedar dan pengurusan latihan mematuhi prosedur kualiti MS ISO 9001:2008.
  • Selepas Latihan - mengemukakan dokumen bagi tujuan pembayaran kepada Unit Kewangan dan mengedar Borang Penilaian Keberkesanan Latihan Kakitangan Jabatan yang telah diisi peserta kepada PPN/PPB/Penyelia. Selepas latihan juga Laporan Pelaksanaan Latihan, Laporan Penilaian Latihan dan Laporan Penilaian Keberkesanan Latihan Kakitangan perlu disediakan.
• Memastikan pemantauan latihan dilaksanakan dengan :
  • Membentang Laporan Pelaksanaan Latihan dalam mesyuarat Pengurusan IKLIN.
  • Melaporkan Pelaksanaan Latihan dan Penilaian Keberkesanan Latihan Kakitangan Jabatan berdasarkan ezNilai dalam Mesyuarat Pengarah-Pengarah Bahagian.
• Merancang, menyelaras dan memantau pengurusan kewangan dan pelaksanaan latihan / kursus yang berkaitan dengan Outcome Based Budgeting (OBB).
• Membantu Ibu Pejabat PERPADUAN dan Bahagian Penyelarasan Kajian dan Maklumat IKLIN dalam pelaksanaan program–program Jabatan dan peringkat kebangsaan.

3.   Penyelarasan Kajian dan Maklumat

• Merancang dan menyelaras kajian dalam bidang perpaduan negara dan integrasi nasional yang ditawarkan kepada penyelidik-penyelidik daripada Universiti Awam/Swasta, Agensi Kerajaan/Swasta, Badan Bukan Kerajaan (NGO), penyelidik individu atau perunding yang diiktiraf.
• Menyelaras pelaksanaan Round Table Discussion (RTD) / seminar /persidangan/kolokium/forum/bicara ilmu/ executive talk sebagai platform perkongsian ilmu dalam bidang perpaduan dan integrasi dengan kerjasama institusi-institusi pengajian tinggi / badan-badan berkanun/korporat dan agensi-agensi kerajaan yang berkaitan.
• Menyelaras penerbitan meliputi hasil kajian, penyelidikan seperti penerbitan Jurnal Perpaduan dan Bulletin IKLIN agar dapat dimanfaatkan oleh warga Jabatan mahupun pihak luar agensi kerajaan atau swasta dan memastikan setiap penerbitan adalah mengikut dasar dan garis panduan penerbitan yang ditetapkan;
• Menyelaras Ahli Lembaga Penasihat IKLIN (LPI).
• Mengurus koordinasi dan kerjasama dengan semua jabatan/agensi, Kawasan Rukun Tetangga serta komuniti terlibat supaya proses pelaksanaan, pemantauan dan penambahbaikan Indeks Perpaduan Nasional dapat dijalankan secara cekap dan menyeluruh ke arah mencapai matlamat perpaduan dan integrasi nasional.
• Mengurus program dan aktiviti pengumpulan, pemprosesan, penganalisian, penyediaan laporan dan penyebaran data Indeks Perpaduan Nasional (IPNas) dari semasa ke semasa untuk perancangan pembangunan dan pentadbiran negara.

(IV) Bahagian Korporat

Bahagian Korporat diletakkan di bawah Ketua Pengarah PERPADUAN bertanggungjawab sebagai focal point kepada Jabatan ini untuk melaksanakan fungsi dan peranan berkaitan pengurusan hal ehwal korporat PERPADUAN dalam memastikan imej korporat PERPADUAN ditadbir urus dengan cekap dan berkesan dan bertindak sebagai penyelaras pengurusan publisiti,promosi serta media, perhubungan awam dan khidmat pelanggan.

Fungsi Bahagian Korporat Adalah Seperti Berikut :

1. Pengurusan Imej Korporat

• Merancang dan melaksanakan strategi pemerkasaan imej korporat PERPADUAN;

2. Pengurusan Pelanggan

• Merancang dan melaksana program perhubungan awam PERPADUAN termasuk lawatan agensi dari dalam dan luar;
• Mengurus dan mengendalikan pengoperasian harian Kaunter PERPADUAN;
• Mengurus dan menyelaraskan pertanyaan dan cadangan yang diterima oleh PERPADUAN melalui surat, emel, telefon, faks dan media sosial;
• Merancang dan melaksanakan dua (2) Kajian Kepuasan Pelanggan PERPADUAN setahun; dan
• Menyelaras dan memantau prestasi pencapaian Piagam Pelanggan PERPADUAN.

3. Penerbitan

• Merancang dan mengurus penerbitan dalam bentuk cetak dan video bagi tujuan mendokumentasikan program dan aktiviti PERPADUAN;
• Menghebahan bahan penerbitan kepada warga PERPADUAN, Pelanggan dan Orang Awam; dan
• Menyelaras dan mendokumentasi teks ucapan Menteri, Pengurusan Tetinggi PERPADUAN.

4. Pengurusan Media

• Merancang dan melaksanakan pelan media PERPADUAN;
• Menguruskan perhubungan awam dan media dengan merancang strategi media dalam penyebaran maklumat menerusi liputan media/sidang media, kenyataan akhbar, siaran media dan temu bual khas TV/radio/akhbar, serta program bersama media; dan
• Melaksanakan program-program pendampingan media.

5. Media Baharu

• Mengurus dan mengemaskini kandungan Portal PERPADUAN; dan
• Menguruskan akaun media sosial PERPADUAN dengan memastikan isi kandungan sentiasa dikemaskini dengan program/aktiviti PERPADUAN.

(V) Unit Integriti

1. Tadbir Urus

• Memastikan tadbir urus yang terbaik dilaksanakan di Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional.

2. Pengukuhan Integriti

• Memastikan pembudayaan kesedaran, penghayatan dan pengamalan integriti di Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional melalui program dan aktiviti yang berkaitan.

3. Pengesanan dan Pengesahan

• Mengesan dan mengesahkan aduan salah laku serta pelanggaran tatakelakuan dan etika di Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional serta mengesyorkan tindakan susulan yang sewajarnya diambil.

4. Pengurusan Aduan

• Menerima dan mengambil tindakan ke atas aduan berkaitan dengan salah laku, penyelewengan dan rasuah atau pelanggaran tatakelakuan dan etika di PERPADUAN.

5. Pematuhan

• Memastikan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berkuatkuasa.